10 passi per organizzare un evento multilingue in presenza senza intoppi

Devi organizzare un evento multilingue per la prima volta e non sai da dove partire? Ecco le informazioni che cercavi. Attenzione: in questo post mi concentrerò esclusivamente sui servizi linguistici, e non su tutti gli altri aspetti legati all’organizzazione di un evento multilingue come trasporti, hotel, catering, ecc. Inoltre, in questo post parlerò esclusivamente degli eventi in presenza, mentre a quelli a distanza dedicherò un post separato.

1. I fondamentali: innanzitutto occorre definire con largo anticipo e con la maggior precisione possibile non solo la data, gli orari e la sede dell’evento, ma anche la lista dei relatori, il numero di partecipanti e le lingue di lavoro. Più chiari saranno questi dettagli, più sarà semplice garantire al tuo evento multilingue un servizio di interpretazione a prova di bomba.
2. Scegli un interprete di riferimento: l’interprete di riferimento sarà il tuo angelo custode, la persona che ti guiderà nei passi successivi, dal reclutamento degli altri interpreti eventualmente necessari, alla scelta della tecnica di interpretazione, all’individuazione dell’impiantista più adatto al tuo evento. Cerca un(a) professionista della tua zona con esperienza comprovata nel tuo settore, meglio se affiliato/a a un’associazione professionale o accreditato/a presso un’istituzione riconosciuta. Cerca una persona che ti ispiri fiducia e resisti alla tentazione di farti guidare solo ed esclusivamente dal prezzo più basso, lungi dall’essere garanzia di un buon risultato.
3. Definisci la modalità di interpretazione: definisci, insieme al tuo interprete di riferimento, la modalità di interpretazione più adatta al tuo evento tra simultanea, consecutiva, bidule o chuchotage. Questa scelta non è arbitraria, ma deriva dal passo precedente e va fatta soppesando vantaggi e svantaggi di ciascuna opzione.
4. Scegli un impiantista: se per il tuo evento multilingue hai optato per l’interpretazione simultanea, il prossimo passo è reclutare un impiantista. L’impiantista è la persona con cui potrai definire tutti i dettagli tecnici legati al servizio di interpretazione: le cabine, i microfoni, le cuffie, i monitor, l’impianto audio, ecc. Se l’interprete di riferimento è il tuo angelo custode, l’impiantista è il tuo soccorritore in caso di imprevisti, quindi scegli bene! Fatti consigliare dal tuo interprete di riferimento e definisci sin da subito gli aspetti logistici, come gli orari di montaggio e smontaggio dell’attrezzatura.
5. Prepara i relatori: informa sin da subito i relatori della presenza degli interpreti, in modo che ne tengano conto nella loro esposizione. Spiega loro che se parlano lontano dal microfono o senza microfono gli interpreti non potranno tradurre quello che dicono e che se parlano troppo velocemente o in modo poco chiaro gli interpreti faranno più fatica o non riusciranno a tradurre in maniera fedele e accurata il loro messaggio. Inoltre, nella misura del possibile, incoraggia i relatori a usare la loro lingua madre perché è quella in cui si esprimono meglio.
6. Fornisci i documenti di preparazione: spiega agli interpreti qual è l’obiettivo dell’incontro, trasmetti eventuali informazioni rilevanti sul contesto e sugli incontri pregressi, fornisci loro l’ordine del giorno, le presentazioni, la lista dei relatori, i documenti di lavoro, eventualmente una lista di acronimi potenzialmente problematici che potrebbero essere utilizzati durante l’incontro e qualunque altro documento utile per la preparazione. Se lavori in una realtà in cui è stato predisposto un glossario con termini chiave e relative traduzioni approvate internamente, condividilo con gli interpreti. Se i relatori non ti trasmettono le presentazioni, sollecitali, spiegando quanto per gli interpreti sia fondamentale prepararsi per fare un buon lavoro. Se i documenti sono confidenziali, chiedi agli interpreti di firmare un NDA.
7. Pianifica la gestione di cuffie e microfoni: se il tuo evento si svolgerà in simultanea o in modalità bidule, incarica una persona dell’équipe che sia responsabile della consegna e del ritiro delle cuffie. Solitamente, in caso di eventi con molti partecipanti, è consigliabile chiedere un documento in cambio dei ricevitori, in modo da sapere subito dove andare a cercare eventuali pezzi mancanti. Capita spesso che qualcuno dimentichi un ricevitore in borsa o in tasca, ma se viene davvero smarrito, l’impiantista chiede giustamente un rimborso abbastanza oneroso, meglio evitare, no? Se l’incontro prevede l’interazione col pubblico, predisponi una persona che distribuisca il microfono gelato.
8. Comunica le lingue e i canali: accertati che i partecipanti sappiano che è a disposizione il servizio di interpretazione e prepara un cartello, una schermata su un monitor o qualunque altro supporto ben visibile con l’indicazione delle lingue a disposizione e il relativo canale. 
9. Rispetta i tempi di pausa: gli interpreti sostengono un carico cognitivo notevole e per essere in condizione di fare un buon lavoro hanno bisogno di fare pause. Se il tuo incontro multilingue dura una giornata intera, è buona norma prevedere una breve pausa a metà mattina, una pausa più lunga a pranzo e una breve pausa nel pomeriggio. Se ti rendi conto che stai sforando e prevedi ritardi importanti, parlane apertamente con l’interprete di riferimento e cercate una soluzione che vada bene per tutti.
10. Prenditi il tempo di un debriefing: puoi tirare un sospiro di sollievo, l’evento è finito! Ora è tempo di bilanci: prenditi qualche minuto per discuterne con l’interprete che ti ha affiancato in questa avventura e prova a considerare quali aspetti hanno funzionato alla grande e quali restano eventualmente da migliorare per le prossime volte.

La teoria è finita, ora non ti resta che metterti al lavoro. Se sei alla ricerca di un’interprete a cui affidarti per il tuo evento multilingue, contattami e cercheremo la soluzione più adatta alle tue esigenze.