10 passi per organizzare un evento multilingue a distanza senza intoppi

1. I fondamentali: linnanzitutto definisci con la miglior precisione possibile non solo la data e l’orario, ma anche la lista dei relatori, il numero di partecipanti approssimativo e le lingue di lavoro. Più chiari saranno questi dettagli, più sarà semplice garantire al tuo evento multilingue un servizio di interpretazione a prova di bomba.

2. Scegli un interprete di riferimento: l’interprete di riferimento sarà il tuo angelo custode, la persona che ti guiderà nei passi successivi, dal reclutamento degli altri interpreti eventualmente necessari, alla scelta della piattaforma su cui si svolgerà la riunione. Cerca un(a) professionista della tua zona con esperienza comprovata nel tuo settore, meglio se affiliato/a a un’associazione professionale o accreditato/a presso un’istituzione riconosciuta. Cerca una persona che ti ispiri fiducia e resisti alla tentazione di farti guidare solo ed esclusivamente dal prezzo più basso, lungi dall’essere garanzia di un buon risultato.

3. Definisci una piattaforma: con l’aiuto dell’interprete a cui ti sei affidato/a scegli la piattaforma su cui si svolgerà la tua riunione a distanza. Ci sono diverse opzioni disponibili sul mercato, che variano in base ai servizi offerti (come il sottotitolaggio automatico, i sondaggi, la redazione automatica del verbale, il numero dei partecipanti ammessi, ecc.) e ovviamente al costo. Una volta scelta la piattaforma, è fondamentale configurare la riunione in base alle proprie esigenze.

4. Prepara i relatori: informa sin da subito i relatori della presenza degli interpreti, in modo che ne tengano conto nella loro esposizione. I relatori dovrebbero essere informati del fatto che, se parlano troppo velocemente o in modo poco chiaro, gli interpreti faranno più fatica o non riusciranno a tradurre in maniera fedele e accurata il loro messaggio. Inoltre, nella misura del possibile, incoraggia i relatori a usare la loro lingua madre perché è quella in cui si esprimono meglio. 

5. Fornisci i documenti di preparazione: spiega agli interpreti qual è l’obiettivo dell’incontro, trasmetti eventuali informazioni rilevanti sul contesto e sugli incontri pregressi, fornisci loro l’ordine del giorno, le presentazioni, la lista dei relatori, i documenti di lavoro, eventualmente una lista di acronimi potenzialmente problematici che potrebbero essere utilizzati durante l’incontro e qualunque altro documento utile per la preparazione. Se lavori in una realtà in cui è stato predisposto un glossario con termini chiave e relative traduzioni approvate internamente, condividilo con gli interpreti. Se i relatori non ti trasmettono le presentazioni, sollecitali, spiegando quanto per gli interpreti sia fondamentale prepararsi per fare un buon lavoro. Se i documenti sono confidenziali, chiedi agli interpreti di firmare un NDA.

6. Verifica la qualità dell’audio: chiedi ai relatori di collegarsi alla riunione con un po’ di anticipo per testare la qualità del loro audio e spiega loro che è importante che si colleghino da un luogo silenzioso e che utilizzino cuffie o auricolari dotati di microfono, perché il microfono integrato del computer o del cellulare ha una scarsa qualità del suono. 

7. Predisponi un responsabile tecnico della riunione: predisponi una persona che inserisca gli interpreti nella cabina virtuale, se richiesto dalla piattaforma, che faccia accedere i partecipanti, che spenga i microfoni che causano interferenze e che monitori la chat della piattaforma utilizzata o un canale di comunicazione alternativo prestabilito con l’interprete di riferimento in caso di problemi tecnici.

8. Spiega ai partecipanti come selezionare il canale di traduzione: quando il pubblico accede alla piattaforma del tuo evento multilingue deve sapere come accedere al canale di traduzione. Se l’interprete è già in cabina virtuale non potrà comunicare con i partecipanti perché quello che dirà non potrà essere ascoltato sul floor, ossia sul canale principale della riunione, ma solo nel canale di traduzione a cui è stato/a assegnato/a. Per questo è consigliabile predisporre una slide da proiettare all’inizio della riunione con le istruzioni, nelle varie lingue della riunione, su come selezionare il canale di traduzione desiderato. In aggiunta o in alternativa, puoi predisporre una persona che dia le istruzioni a voce nelle varie lingue. 

9. Prevedi pause adeguate: gli interpreti sostengono un carico cognitivo notevole e per essere in condizione di fare un buon lavoro hanno bisogno di fare pause, a maggior ragione se la riunione si svolge online, una condizione che mette a dura prova anche la capacità di concentrazione dei partecipanti. Se il tuo incontro multilingue dura una giornata intera, è buona norma prevedere una breve pausa a metà mattina, una pausa più lunga a pranzo e una breve pausa nel pomeriggio. Se ti rendi conto che stai sforando e prevedi ritardi importanti, parlane apertamente con l’interprete di riferimento e cercate una soluzione che vada bene per tutti. 

10. Prenditi il tempo di un debriefing: puoi tirare un sospiro di sollievo, l’evento è finito! Ora è tempo di bilanci: prenditi qualche minuto per discuterne con l’interprete che ti ha affiancato in questa avventura e prova a considerare quali aspetti hanno funzionato alla grande e quali restano eventualmente da migliorare per le prossime volte.